Corso: 121L011

Finalità

Le riunioni online possono essere un'ottima opportunità per migliorare il nostro modo di pianificare, gestire e valutare le riunioni, aumentandone la “resa”. Inoltre, applicare tecniche e approcci utilizzati nella gestione online dei nostri momenti di incontro, porterà benefici certi anche alle riunioni in presenza fisica.
Una riunione online non implica semplicemente un cambiamento del “dove” (invece che nella stanza deputata, nella “room” della soluzione online adottata), ma anche del “come”. Virtù e vizi diffusi nella pratica della riunione in presenza fisica sono passati al vaglio delle dinamiche proprie dell'interazione online.
Quello dei facilitatori è un ruolo tutt'altro che semplice!
Il fine di questo questo percorso è quello di realizzare all'interno del comune di Trieste riunioni efficaci ovvero capaci di raggiungere l'obiettivo per cui la riunione è stata organizzata e nel contempo divertenti e finalizzate a far star bene chi vi partecipa.

Obiettivi

Al termine del percorso i partecipanti saranno in grado di:
- pianificare una riunione on line identificando e scegliendo la modalità e gli strumenti più idonei al raggiungimento dell'obiettivo
- Definire gli elementi chiave della riunione: partecipanti, tempi, strumenti
- Convocare la riunione on line
- Gestire le relazioni e le dinamiche umane a distanza
- Mantenere l'attenzione dei partecipanti e facilitare l'interrelazione utilizzando strumenti idonei
- Dare e raccogliere i feed-back e gestire la chiusura

Contenuti

I fattori chiave di una riunione online (su cui, se possibile, dovremmo poter dire la nostra; se no è importante da subito cogliere come sono stati gestiti o meno)
- La pianificazione: premessa aurea, era davvero necessario convocare questa riunione? Ovvero, cosa differenzia una riunione online sincrona da altri strumenti online asincroni?
- E … di che tipo di riunione si tratta?
- Il tempo: quanto tempo dura una riunione online? Come si struttura l'agenda?

La convocazione: Come si convoca una riunione online? È bene gestire i promemoria? Quanti? Quanto prima? … quanto prima si chiede ai partecipanti di “entrare”???
- La documentazione: eventuale documentazione va inviata prima? (nel caso, prima quanto?), se si condividono informazioni in diretta, di che tipo? Come si preparano?
- Nel valutarne la facilità di fruizione, si è tenuto conto degli strumenti in uso da parte dei partecipanti? (banda, velocità connessione, device utilizzati, tipo di video ecc.)

Gli strumenti (la tecnologia): ovvero le domande da farsi per scegliere la soluzione adatta (ad esempio nella condivisione di documenti)
- Il numero dei partecipanti: può essere lo stesso che in una riunione in presenza?

Le dinamiche comunicative e relazionali nello “spazio” online
- I partecipanti, ovvero la gestione delle dinamiche umane a distanza (I Magnifici 7 … affaccendati, deragliatori, fuoriclasse, costruttori, pessimisti, volontari… ecc. ecc.): li vedo o non li vedo? tengo il controllo del loro microfono? quale stile comunicativo
scelgo? Come uso la mia voce (… la conosco la mia voce?)?
- La calibrazione – comunicazione para-verbale e non verbale – come si fa via web? A cosa prestare attenzione e come prepararsi (conosco me stessa/o? quali sono le mie modalità percettive? Sono favorevoli al web?)
- Le modalità di interazione durante la riunione (ordine di intervento? chat? Lavagna interattiva?)

Chiusura della riunione e … feedback!
- Piano di azione
- Recap attività non svolte/argomenti non trattati
- Email post riunione (ringraziamento, recap decisioni, sondaggio soddisfazione?)

Netiquette! Virtù cardinali nelle riunioni virtuali
-Una lista efficace di Dos and Don'ts

Modalità

Gli incontri saranno svolti in modalità Webinar-life con un numero di partecipanti massimo di 10 partecipanti e avrà la durata di 2 ore.
Il presente percorso è propedeutico a percorso laboratoriale Chiack, Riunione!

Contatti e sede

Milena Grion - m.grion@compa.fvg.it

Edizioni (clicca sul numero dell'edizione per avere maggiori informazioni)